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L’informativa

F.a.q.

La platea di soggetti a cui deve essere fornita l’informativa si è drasticamente ridotta a seguito del decreto legge 201 del 6/12/2011 convertito con modificazione dalla Legge 204 del 22/12/2015. Attualmente i soggetti sono identificati nelle persone fisiche essendo decaduta l’applicazione della normativa per le persone giuridiche, enti ed associazioni.

La normativa che riguarda l’informativa è contenuta in 5 comma dell’art.13 della Codice della Privacy.
L’articolo in questione è abbastanza chiaro ma è possibile fare qualche commento e valutazione:
Nel comma 1 dell’art. 13 si dispone che “l’interessato” o “la persona presso la quale sono raccolti i dati” deve essere informata “oralmente” o “per iscritto” di quanto elencato nei punti da a) a f) del comma stesso.

Recentemente il Garante con le norme semplificative in materia di Informativa e Consenso (vedi news sul menù di destra) è tornato sull’argomento consigliando l’uso di modalità sintetiche e chiare.
Al di là di queste note del Garante si consiglia l’uso della modalità “per iscritto” in quanto diventa difficile, in caso di richiesta da parte di un eventuale controllo o di una contestazione con “l’interessato”, dimostrare di aver correttamente proceduto con una “informativa orale”.

Deve poi essere considerato che “l’interessato” deve avere l’informativa. Se i dati personali sono raccolti da una terza persona a cui viene fornita un’informativa orale, questo non esonera di informare comunque l’interessato del possesso e trattamento dei suoi dati personali.

E’ importante inoltre evidenziare che l’Informativa non va ripetuta per ogni singolo contatto ma al variare di uno qualsiasi dei punti da a) ad f) dell’informativa iniziale, è necessario che l’informativa sia riformulata con i dati aggiornati.

Risulta pertanto importante preparare ed inviare una Informativa che contenga informazioni ancorate ad elementi costanti e con poche o nulle variazioni nel tempo.

Il comma 5 punto a) può essere interpretato in modo ingannevole. Potrebbe sembrare che l’informativa diventi superflua se faccio solo “trattamento dati in base ad obblighi di legge”. Non è quasi mai così, perché anche limitando al minimo i possibili trattamenti spesso o quasi sempre sono presenti dei rapporti con Banche, Spedizionieri, Società di servizi, ecc.  a cui vengono comunicati alcuni dati personali dell’interessato per attività che non rientrano in “obblighi di legge”.

Il punto c) dello stesso comma potrebbe in qualche caso esonerare dall’informativa, ma l’iter burocratico (richiesta di autorizzazione del Garante) ne sconsiglia l’adozione se non in casi assolutamente macroscopici.